Sharepoint – Adoptez la nouvelle expérience!

Malgré l’apparente modernité de l’interface et de l’application, le cœur de son utilisation reste inchangé, il s’agit de la gestion de documents, de la gestion d’informations (sous forme de listes), et enfin pour certains utilisateurs d’une utilisation de type intranet permettant un partage d’informations à grande échelle au sein de la société via des pages. SharePoint reste avant tout un espace de collaboration. 

Le programme:

SharePoint est une application web qui, depuis son intégration à Microsoft 365 est devenue SharePoint online et a subi une transformation importante, adoptant une expérience moderne convaincante, flexible, adaptée aux mobiles et centrée sur l’utilisateur. C’est la colonne vertébrale de l’environnement M365. 

Certaines des fonctionnalités anciennes qui étaient le cœur de l’application sont peu à peu devenues elles-mêmes des applications. 

C’est le cas de Lists notamment (bien que les listes SharePoint existent toujours), Tasks progressivement remplacé par Planner ou Project for the web (ou bien certaines listes de suivi), ou encore les workflows que l’on peut gérer désormais depuis Power Automate. 

Enfin, la partie la plus visible est l’apparition de Teams qui, à la faveur de la crise COVID, a pris une ampleur considérable, remplaçant les conversations et annonces SharePoint. 

Sites de communication 

Cet environnement vous permet de créer de magnifiques pages, accrocheuses et pleines d’informations utiles. Ce sont des éléments faciles à personnaliser dans toutes ses composantes, gage d’une meilleure adoption et d’un partage rapide des informations importantes pour vos collaborateurs. 

Par ailleurs, dans cette expérience moderne, vos pages s’adaptent à l’affichage sur tout type d’appareil, rendant l’expérience utilisateur encore plus agréable et dynamique. Vous pourrez facilement éditer et publier des pages avec de nouveaux contenus propres à l’expérience moderne. 

Une myriade de Web parts, composants des pages modernes, sont à votre disposition pour vous permettre de créer des pages au plus proche de vos besoins. 

Vous pourrez ainsi partager des articles, les nouvelles liées à l’entreprise, des liens, un accès rapide aux bibliothèques ou applications importantes, etc. 

Sites de collaboration 

Ce sont typiquement des sites permettant la gestion de documents et d’informations au travers des listes. Vous pourrez créer des bibliothèques de documents ainsi que des listes d’éléments. 

La gestion des documents reste identique à ce que les utilisateurs ont pu connaître par le passé mais avec une interface remodelée rendant la navigation, l’organisation des contenus et la recherche, toujours plus intuitive. 

Des fonctionnalités telles que le suivi des versions de documents, le check-in/check-out, la possibilité de restaurer des versions antérieures ou de définir des alertes pour les utilisateurs existent toujours. 

Ces fonctionnalités restent familières pour l’utilisateur habitué de SharePoint, et proches de ce qui était connu sur des versions antérieures. 

La différence la plus marquante se fait au niveau de l’utilisation des métadonnées qui prennent désormais une place prépondérante dans l’organisation des informations et des documents. 

Vous pouvez ainsi personnaliser n’importe quelle bibliothèque de documents (ou liste) de manière à pouvoir utiliser ces informations personnalisées pour créer des vues et ainsi profiter d’affichages différents (notamment filtrés). 

Il vous sera également possible de créer de nouvelles colonnes d’informations, de manière toujours plus simple et intuitive. 

Ceci vous permettra également de profiter de nouvelles mises en forme, notamment conditionnelles. 

L’intégration de SharePoint avec d’autres applications de Microsoft 365 – telles que Teams, OneDrive et Outlook – se faisant de manière complètement transparente, il vous sera encore plus facile d’intégrer vos pages SharePoint, bibliothèques ou listes à vos canaux de Teams par exemple. 

Les anciens workflows étant désormais exécutés par Power Automate, vous pourrez également automatiser toute une série d’actions telles qu’une boucle d’approbation lors de l’ajout d’un nouveau document dans une bibliothèque, poster un message dans votre canal de discussion Teams pour faire savoir que des changements ont été apportés à un document important, ou encore envoyer une notification via Outlook à un utilisateur à qui vous venez de confier une tâche. 

Vous pouvez mettre en place tous ces processus en seulement quelques clics, sans la moindre ligne de code à écrire et sans avoir besoin de l’aide d’un spécialiste pour paramétrer vos flux automatisés. Par ailleurs, SharePoint étant au cœur de Microsoft 365, des mises à jour régulières du produit viendront progressivement rendre votre expérience utilisateur de plus en plus confortable et conforme à vos besoins.

Sécurité et partage 

Enfin, les problématiques liées à la sécurité étant de plus en plus une préoccupation quotidienne de nos sociétés, la gestion des permissions aux différents contenus stockés dans vos espaces SharePoint est restée quasi inchangée entre les versions classiques de SharePoint et l’expérience moderne du SharePoint online. 

Vous pourrez également tirer profit des groupes d’utilisateurs M365 (à gérer depuis la plateforme admin) ainsi que de la structure des sites SharePoint fonctionnant toujours sur le mode de l’héritage de permissions (qu’il est possible de personnaliser et modifier en cas de besoins liés aux droits d’accès). 

En résumé, l’expérience moderne de SharePoint permet aux organisations de créer des espaces de travail numériques dynamiques, collaboratifs et efficaces. Que vous soyez un utilisateur chevronné de SharePoint ou que vous débutiez tout juste, l’exploration des fonctionnalités modernes améliorera sans aucun doute votre productivité et la satisfaction des utilisateurs. 

N’oubliez pas que le voyage vers la modernité commence par un simple clic : explorez les possibilités de SharePoint dès aujourd’hui !

Ressources pour commencer : 

(1) Ikimi, O. (2023, 18 Août). Qu’est-ce que SharePoint et à quoi sert-il ? (Mise à jour 2023) CiraHub. Qu’est-ce que SharePoint).

(2) Zelfond, G. (2022, 1^er Nov.). What is SharePoint, and what is it used for? SharePoint Maven. What is SharePoint, and what is it used for? | SharePoint Maven.

(3) Inconnu, 2024. Get Started with SharePoint. Microsoft Support. Get started with SharePoint – Microsoft Support.

(4) Saetgareeva, S. (2023). What is SharePoint and why use it? Ultimate Guide for End Users. Origami. What is SharePoint and why use it? A Guide for End Users – Origami (origamiconnect.com).

(5) Enterprise DNA Experts (2023, 11 Sept.). How to Use SharePoint Online: The Ultimate Beginners Guide. Enterprise DNA blog. How to Use SharePoint Online: The Ultimate Beginners Guide | Master Data Skills + AI (enterprisedna.co).