Excel 365 – 2021, (R)évolution !

Microsoft Excel est – au sein de la suite Office – un produit utilisé par un grand nombre de personnes, aux métiers et aux besoins très variés. Il évolue sans cesse pour proposer de nouvelles fonctionnalités, ou faciliter les opérations fréquentes.

Depuis l’avènement de la suite « Microsoft 365 » (ex « Office 365 »), et son modèle d’abonnement, les mises à jour sont plus fréquentes et il est parfois difficile de suivre le rythme de ces nouveautés. Si vous n’avez pas d’abonnement à Microsoft 365, vous trouverez toutes ces nouveautés à partir de la version 2021 de la suite Office, sortie le 4 Octobre 2021. Nous allons donc faire ici le point sur les fonctionnalités majeures ajoutées depuis Excel 2019. Si certaines d’entre elles ne changent pas fondamentalement la manière d’utiliser le logiciel, d’autres en revanche sont de véritables petites révolutions !

Formules de tableaux dynamiques (« Spill »)

Nouveauté la plus importante : le « Spill » (« Tableaux Dynamiques » en français – à ne pas confondre avec les « Tableaux Croisés Dynamique »). Derrière ce nom se cache une petite révolution dans Excel !

Jusqu’à présent il n’existait que deux types de formules :

Les formules « classiques », ne renvoyant qu’une seule valeur (c’est le cas de l’immense majorité : SUM, AVERAGE, XLOOKUP, etc…) que l’on valide simplement en appuyant sur la touche « Enter ».

Les formules « matricielles » – plus difficiles à créer, et plus rares –  validées par Ctrl+Shift+Enter : ces formules étaient nécessaires dès que vous vouliez renvoyer plusieurs valeurs à partir d’une unique formule, mais cela vous obligeait à sélectionner d’avance toute la plage devant contenir le résultat… Nous avions alors un résultat dynamique, mais dans une plage de cellules fixée d’avance… 

La fonctionnalité de « Spill » (Tableau Dynamique) vise à éliminer tous les défauts associés aux anciennes formules « matricielles »: 

La saisie de la formule se fait comme d’habitude, et se valide par « Enter ».

La taille de la plage de résultat est dynamiquement gérée par Excel, si les données de la source changent et que le résultat doit occuper plus ou moins de cellules qu’avant, Excel étends automatiquement la plage de résultat de notre formule !

De nouvelles fonctions ont donc été créés pour tirer parti de cette nouvelle fonctionnalité :

• UNIQUE : fonction permettant de produire la liste des valeurs uniques d’une plage (donc, en éliminant les doublons).
• FILTER (« FILTRE » en français) : permet de filtrer dynamiquement une liste de valeurs, en fonction de critères.
• SORT, SORTBY (TRI, TRI.PAR en français) : permet de trier dynamiquement une plage de valeur.
• SEQUENCE : permet de générer une liste de valeurs, en fonction d’une valeur de début et d’une valeur de fin.
• RANDARRAY (TABLEAU.ALEAT en français) : permet de générer un tableau de valeurs aléatoires.

Fonctions de recherches améliorées (XLOOKUP, XMATCH)

D’après Microsoft, la fonction VLOOKUP (RECHERCHEV en français) est la 3ème fonction la plus utilisée d’Excel, après Sum (Somme) et Average (Moyenne), mais souffre de plusieurs défauts : lente sur de grands tableaux, demande un « numéro de colonne » dont l’information doit être extraite (plutôt qu’une adresse de plage, bien plus intuitive), ne peut renvoyer que des données situées à droite de la plage de recherche, etc… XLOOKUP (RECHERCHEX en français) corrige tout cela : par exemple, ici on voit que cette dernière utilise en guise de 2ème argument l’adresse de la plage dans laquelle la recherche s’effectue (B2:B11) et en guise de 3ème argument l’adresse de la plage dans laquelle se trouve l’information que l’on souhaite extraire (D2:D11) :
=XLOOKUP(F2;B2:B11;D2:D11)

Pour obtenir la même chose avec VLOOKUP – l’ancienne fonction – on aurait dû faire : 
=VLOOKUP(F2;B2:D11;3;FALSE)
le 2ème argument devait englober tout le tableau, le 3ème argument indiquait un numéro de colonne relatif, et le 4ème argument indiquait que l’on voulait une recherche exacte (ce que fait maintenant XLOOKUP par défaut)

Mais ce n’est pas tout : XLOOKUP dispose également d’arguments supplémentaires permettant d’indiquer une valeur par défaut à renvoyer si aucune correspondance n’a été trouvée, offre plus de souplesse dans la méthode de recherche de la clé, comme par exemple une recherche par caractère « joker » (« * » « ? »), et permet d’indiquer si la recherche doit se faire de haut en bas, ou de bas en haut !

La fonction XMATCH (EQUIVX en français) remplace de la même manière l’ancienne fonction MATCH (EQUIV en français).

Et bien d’autres choses !

La liste des nouveautés ne s’arrête pas là, nous aurions pu évoquer la fonction « LET », les possibilités de dessins améliorées, une gestion des commentaires de cellules améliorée, un look plus moderne (et cohérent avec Windows 11 !), la création de vues personnalisées d’une feuille, une accessibilité améliorée, des performances accrues pour des fonctions existantes, et bien d’autres petites choses…

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