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Lancé en 1987, Excel est le logiciel tableur le plus populaire. Il propose de nombreuses fonctionnalités qui vous permettent de manipuler, analyser et présenter des données.Néanmoins, et malgré la puissance et la diversité des outils qu’il propose, il arrive parfois que les utilisateurs souhaitent trouver un moyen plus simple d’effectuer une série de tâches banales et répétitives, ou encore d’effectuer une opération que l’interface utilisateur ne peut pas traiter directement.
Microsoft a ajouté, en 1992, les macros Excel 4.0, ou macros XLM : les utilisateurs pouvaient ajouter des commandes directement dans des cellules, et ces commandes étaient ensuite exécutées pour effectuer une série d’opérations.
Ces macros XLM ont été très rapidement remplacées par les macros VBA à la sortie d’Excel 5.0, soit en 1993.
VBA, ou Visual Basic for Applications, est le langage de programmation inclus dans les applications Office de Microsoft, telles que Word, Excel, PowerPoint, Access et Outlook, ainsi que dans quelques produits d’autres fournisseurs tels que Corel Draw ou AutoCAD. Il permet d’automatiser les processus et les flux de travail dans les fichiers de ces applications.
Apprendre le langage VBA présente de nombreux avantages, parmi lesquels :
Automatiser les processus récurrents et gagner en productivité
Votre travail quotidien implique-t-il des processus répétitifs que vous effectuez manuellement tous les jours?
Un exemple parmi tant d’autres : vous devez régulièrement importer des données dans une feuille de calcul Excel, les filtrer, exécuter des calculs dans cette feuille, appliquer une mise en page spécifique, puis sauvegarder les résultats dans un PDF et envoyer ce fichier par courrier électronique à votre équipe ou à votre manager.
Après un certain temps, vous êtes probablement si familier avec le processus que vous pouvez le terminer en très peu de temps … Mais si vous pouviez réaliser toute cette série d’opérations en quelques instants, en cliquant simplement sur un bouton de commande?
Le langage VBA permet d’automatiser ce processus afin de gagner un temps précieux, que vous pouvez consacrer à d’autres tâches plus enrichissantes et toutes aussi urgentes !
Créer de nouvelles fonctions
Le langage VBA permet également de créer des fonctions personnalisées qui s’ajoutent à la liste des fonctions natives d’Excel.
Créer sa propre fonction est particulièrement utile si vous effectuez régulièrement un même type de calcul qui n’est pas possible avec une seule fonction Excel standard et qui nécessite une formule parfois longue et complexe, avec plusieurs niveaux d’imbrication.
Les différentes étapes d’un calcul peuvent en effet être codées avec le langage VBA dans une fonction personnalisée.
Il ne sera ensuite plus nécessaire de copier, coller et adapter votre formule d’un fichier à un autre, ou de la construire à chaque fois à partir de zéro, il vous suffira d’insérer votre fonction personnalisée dans une formule, et, tout comme une fonction intégrée Excel, lui fournir les valeurs de ses arguments : le code stocké dans votre fonction VBA va effectuer tout le traitement, et vous retourner le résultat !
Interagir avec d’autres applications
Les procédures créées en VBA vous permettent non seulement d’automatiser des opérations qui s’exécutent dans Excel, mais également de piloter d’autres programmes : envoyer un email, créer un document Word ou une présentation PowerPoint par exemple.
En outre, vous familiariser avec le langage Excel VBA vous permettra ensuite d’apprendre plus facilement Access VBA ou Word VBA pour automatiser des process directement dans ces applications.
En effet, les bases du langage VBA sont les mêmes, quelle que soit l’application, la différence réside dans les éléments (ou objets) que vous allez manipuler dans vos procédures pour automatiser des tâches.
Les objets Excel sont les feuilles de calcul, les plages de cellules, les fichiers, les graphiques incorporés, les feuilles graphiques, les tableaux croisés dynamiques, l’application elle-même … et ces objets sont organisés dans une hiérarchie nommée le modèle d’objets, et le principe est le même dans Access ou Word par exemple.
Apprendre à analyser, concevoir et améliorer des processus
Il y a autre chose que vous apprendrez probablement en même temps que la programmation : analyser les processus!
En effet, pour automatiser un processus, vous devez d’abord le comprendre :
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Quel est son point de départ ?
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Quelles sont les entrées, par exemple, les fichiers et documents existants, les valeurs saisies par l’utilisateur, les données dans les systèmes externes?
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Quels sont les résultats que le processus doit produire? Il peut s’agir à nouveau de fichiers, d’enregistrements dans une base de données, d’un e-mail ...
La recherche et l’analyse des entrées et des sorties d’un processus et la détermination de ce qui doit se passer entre les deux pour transformer les entrées en sorties développeront vos compétences analytiques.
Très souvent, et souvent en collaboration avec vos collègues, vous devrez également comprendre un processus manuel existant. Pourquoi les choses sont-elles faites comme elles le sont actuellement? Est-ce quelque chose que votre automatisation doit reproduire ou existe-t-il un moyen plus efficace?
Tout cela vous donnera un aperçu beaucoup plus détaillé de ce qui se passe dans votre entreprise ou dans votre département. Au fil du temps, vous vous améliorerez également dans la collecte, la compréhension et l’utilisation de ces informations. Ces compétences apporteront une aide précieuse à votre équipe !
En conclusion
La programmation n’est certes pas donnée à tout le monde, et interagir avec l’environnement de développement pour écrire un code informatique peut être une expérience frustrante lorsqu’on débute, mais si vous exécutez des tâches répétitives dans vos feuilles de calcul Excel, vous devriez tenter l’expérience !
VBA est bien moins complexe que d’autres langages de programmation, et de nombreux termes utilisés dans le code sont très proches des noms des commandes visibles depuis l’interface Excel, donc familiers aux utilisateurs, ce qui le rend très accessible à des non-informaticiens.
En outre, il est très gratifiant de voir son code fonctionner comme prévu, et faciliter ses tâches quotidiennes, ainsi que celles de ses collaborateurs !
Si vous souhaitez automatiser des tâches qui sont fastidieuses et répétitives, et si apprendre à coder ne vous fait pas peur, nos formations VBA vous amèneront à un tout nouveau niveau de compétence dans Excel !
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