Pilotez vos projets en toute sérénité avec Microsoft Project

Dans un monde hyper connecté, une époque en perpétuel mouvement, le besoin de planification se fait parfois sentir dans la conduite de projets de plus ou moins grande envergure. C’est le meilleur moyen de faire converger les ressources de vos équipes orientées vers la résolution d’un problème commun. Pourquoi ne pas envisager un rapide aperçu de ce que peut offrir un outil de gestion tel que MS Project dans la conduite de vos projets ?

MS Project : qu’est-ce que c’est et à quoi ça sert ?

Ce logiciel, développé par Microsoft, est un des nombreux outils proposés par le géant américain de l’IT, dédié à la gestion de projets. Cette application permet ainsi aux panificateurs et aux chefs de projet d’organiser et piloter leurs projets, d’en gérer les ressources, le budget, etc. ; le tout selon une méthode de gestion classique en cascade, où chaque tâche dépend des autres.

Il s’agit d’un outil complexe, très complet, qui aide le chef de projet dans sa tâche depuis la planification initiale d’un projet (définition des tâches, affectation et gestion des ressources organisation du planning), jusqu’à l’exécution concrète du dit projet (pilotage des tâches et de l’état d’avancement du projet à chaque instant, gestion du niveau de charge des ressources, de l’état d’avancement ou de la quantité de travail effectuée ou restante, etc.). 

L’utilisateur est libre  de créer des modèles, s’il le juge nécessaire, lui permettant de respecter une méthodologie rigoureuse dans la  conduite de son, ou ses, projets. Par ailleurs, cet outil offrant de nombreuses manières de visualiser un ensemble de tâches à effectuer (ainsi que de nombreuses autres informations), il est aisé pour l’utilisateur aguerri de rapidement obtenir les informations nécessaires à la conduite au jour le jour du projet simplement en passant en revue les informations disponible dans l’application.

Parmi les points forts de MS Project, on peut citer :

• La planification initiale des tâches en mode automatique (très pratique pour une mise à jour rapide de l’ensemble du projet).
• L’élaboration de diagrammes et visuels permettant de mieux suivre le planning initial, ainsi que l’état d’avancement du projet.
• La possibilité de gérer l’ensemble des ressources du projet.
• La gestion des calendriers (aussi bien du projet que de chacune des ressources).
• La possibilité de gérer le niveau de charge des ressources (et notamment les sur-affectations).
• La possibilité de créer des rapports visuels (sous forme de tableaux de bords) détaillés et très complets.

La sérénité vient… en étant organisé !

L’ensemble de ces atouts en fait un outil robuste et un compagnon de choix dans la conduite de vos projets. Bien entendu, d’autres outils concurrents existent, malgré tout, Microsoft et ses équipes de développement, en constante recherche du meilleur produit possible, vous proposent très régulièrement des mises à jour pour répondre au mieux aux demandes du marché.

Des nouveautés bien venues, notamment l’intégration de la gestion des sprints (depuis 2018 avec une connexion Project Online), permet d’introduire la notion de gestion agile (scrum ou kanban – voir capture suivante) dans MS Project et ainsi combler un important manque dans les méthodologies de gestion de projet. Il est dès lors possible de réaliser le suivi de son projet d’une manière moins rigide et plus réactive. On peut ainsi passer d’une gestion linéaire à une gestion plus itérative. De nouveaux visuels accompagnant l’introduction des outils de gestion agile ont également été introduits permettant ainsi de suivre l’avancement d’un projet à la manière de ce que proposent d’autres outils tels que Planner (autre application Microsoft offrant beaucoup de souplesse et une plus grande facilité de prise en main) et bien d’autres. L’énorme avantage de MS Project est que ce logiciel propose ces fonctionnalités en plus de ce que l’outil proposait déjà dans la conduite et le pilotage de projets.

Comme le montre la figure ci-dessus, la vue Task Board (tableau des tâches) permet d’afficher et gérer les tâches du projet selon le niveau d’avancement de celles-ci. C’est un outil bien pratique pour soutenir une méthodologie de gestion agile ou les livrables ne sont pas nécessairement connus ou strictement fixés. Et cela aide également lorsque dans la conduite du projet se fait très régulièrement sentir la nécessité de mises à jour et d’ajustements du plan initial. Cette vue est dédiée à la méthodologie de suivi kanban basée sur le principe des compartiments communicants ; et vient ainsi s’ajouter à la panoplie de suivi en cascade qui est la base de la philosophie de MS Project.

Ayez l’esprit tranquille avec la planification appropriée !

De nombreuses méthodologies de planification et techniques sont à votre disposition, il vous suffit de choisir celle qui s’accorde le mieux avec vos besoins et votre équipe ; et MS Project peut vous y aider. Et afin de mener à bien son projet, ne jamais oublier ce que disait Winston Churchill :