Microsoft 365

L’année 2020 a été ponctuée par la pandémie due à la Covid, ce qui nous a fait adopter et repenser à un nouveau schéma tant sur le plan personnel que professionnel. Le télétravail : mot d’ordre de tous les gouvernements pour limiter les interactions et la propagation du virus. Comment maintenir notre productivité, nous adapter à ce nouveau rythme de travail, pouvoir travailler de n’importe où, n’importe quand, tout en maintenant un niveau de sécurité élevé et une fiabilité de nos données ?

Microsoft a trouvé la solution : Office 365 !

Qu’est-ce qu’Office 365 Pro Plus ?

Nous connaissons tous les applications standards telles que Word, Excel, Outlook et PowerPoint qui se trouvent en version Online dans Office 365 qui nous offrent bien d’autres ressources, tant en termes de solutions de communication et de travail d’équipe, de mobilité, que des services orientés Cloud.

Qu’est-ce que le Cloud ?

Le terme Cloud (nuage en anglais), que l’on entend si souvent, recouvre l’ensemble des solutions de stockage distant : les données, au lieu d’être stockées sur des disques durs ou mémoires, sont disponibles sur des serveurs distants et accessibles par internet.

Le cloud computing est un système informatique permettant aux utilisateurs de bénéficier d’une infrastructure informatique complète à distance. Il offre la possibilité de délocaliser un grand nombre de services informatiques (le stockage des données, l’hébergement des applications, la sauvegarde des données…).

Et niveau sécurité alors ?

Avec Office 365, vous disposez d’un environnement sécurisé que vous soyez une petite ou une très grande entreprise avec une qualité professionnelle qui garantit la sécurité et la confidentialité des données.

Le courrier Office 365 respecte automatiquement 10 normes de conformité en matière de confidentialité. Microsoft assure une sécurité de haut niveau tant au niveau des données que de la visibilité des accès. Par exemple, les e-mails ne sont jamais analysés à des fins de diffusion d’annonces et que les données chez eux, ne sont ni lues, ni partagées avec des tiers. Le contrôle de ces dernières est entièrement personnalisable.

Avec Exchange, pas besoin de logiciel d’analyse antivirus. Pour contrer les menaces extérieures, des solutions en ligne comme l’Exchange Advanced Threat Protection sont incluses dans Office 365 pour une sécurité accrue. Pour les informations internes, les administrateurs Exchange contrôlent les autorisations (impression, transfert, copie d’informations sensibles).

La protection contre la perte de données (DLP) offerte par Office 365 permet aussi aux administrateurs de contrôler les règles de transport, les actions et les exceptions, sans que cela affecte les flux de courrier.

SharePoint offre grâce à une combinaison avec OneDrive pour le Cloud (authentification, autorisations et sécurité de l’infrastructure), la sécurité aussi bien comme plateforme que pour le travail en équipe, qu’en termes de connection, de n’importe où ou avec n’importe quel appareil l’utilisateur se connecte.

La mobilité : maintenir une activité au bureau ou ailleurs

Plusieurs outils d’Office 365 permettent une certaine mobilité tout en ayant accès à son environnement professionnel, via smartphone ou tablette. Il s’agit de ces mêmes applications que vous utilisez depuis des années, mais avec les avantages du cloud. La suite Office Online permet d’utiliser des versions synchronisées toujours à jour, sur cinq postes de travail.

Une meilleure productivité

Les nouvelles fonctionnalités d’aide à la décision sont maintenant intégrées, comme par exemple avec :

• Word, l’ajout de commentaires via son téléphone Android ou Iphone est possible. On peut aussi modifier des documents…
• Excel, améliorer une feuille de calculs ou en créer, collaborer sur des classeurs avec vos collègues en temps réels, accéder aux formules, aux graphiques même…
• Powerpoint, modifier une présentation du téléphone ou d’une tablette est facile, rédiger des notes…
• Outlook, pour rester connecté et accéder aux e-mails, calendriers et fichiers n’importe où.

Et pour le travail en équipe, la co-édition de Word, Excel et PowerPoint se fait en toute confiance et permet aussi de gagner en efficacité. Partager, inviter, collaborer, consulter des historiques, voir les évolutions, profiter d’une visibilité partagée et rester connectés sont autant d’actions possibles avec Office 365.

Des outils collaboratifs et de stockage

On compte quatre principaux outils interactifs, qui assurent une collaboration rapide, efficace entre collègue ou personne externe à votre organisation.

La version en ligne d’Outlook nous offre de nombreux avantages. Tout comme les autres logiciels il est proposé en version Online qui permet de rester connecté et productif, du bureau, de la maison ou partout ailleurs. Lorsqu’un fichier doit être joint à un e-mail, une liste de documents récents s’affichent qui permet ainsi un gain de temps pour les recherches.

Sharepoint permet de stocker et partager du contenu. C’est en quelque sorte un intranet mobile et intelligent. Les contenus peuvent ainsi être facilement accessibles, ce qui apporte à une collaboration dynamique au sein d’une structure. Sharepoint permet de structurer la gestion de contenus d’entreprise et de contenu Web, des bibliothèques de documents, et dispose de divers composants collaboratifs (forum; listes de type calendriers, de tâches…)

OneDrive est également conçu pour le stockage de fichiers, les gérer et les partager. L’accès est possible de n’importe où, les modifications et le partage aussi. OneDrive garantit la sécurité de ne pas perdre des photos, des documents ou autres. OneDrive permet aussi de collaborer autour de fichiers volumineux.

Et enfin Teams !

Dans le contexte sanitaire que nous connaissons depuis début 2020, cet outil a connu un réel essor ! Besoin de discuter avec un collègue en mode télétravail ? Fini l’appel, place à Teams !

Besoin de rencontrer et présenter des services à un client, mais malheureusement, impossible dans les conditions sanitaires de le rencontrer physiquement ? Place à Teams !

Besoin d’organiser une réunion interne avec toute une équipe ? Place à Teams !

Et pour une grande partie des formations prestées par nos formatrices et formateurs, place à Teams ! Teams est devenu l’outil incontournable car, hormis la discussion alliant la vidéo, il nous offre beaucoup de possibilités :

• Teams centralise les outils de collaboration 
• Teams simplifie la communication : appels, réunions et discussions au même endroit
• Teams permet d’inviter des externes, des clients en toute sécurité, de partager notre écran, …
• Teams possède de nombreuses fonctionnalités supplémentaires :
  • la visioconférence
  • arrière-plans personnalisés
  • mode ensemble
  • partage de fichiers
  • applications et flux de travail
  • commercialisation
  • confidentialité et sécurité

Accessible de partout ! sur applications IOS et Android avec intégration aux logiciels Microsoft

OneDrive lié à une personne, stockage de fichiers personnels (avec possibilité de partage ponctuel).

Office Online en évolution constante avec de nouvelles fonctionnalités chaque mois. 5 licences par utilisateur, plus rapide que les logiciels mais certaines fonctionnalités sont manquantes.

Sharepoint Online site de communication, d’équipe (collaboration) partage de fichiers communs, de listes (calendrier, …). Version créée à chaque modifications (restaurer et comparer les versions précédentes).

Exchange Online hébergement de boites mails, réduction des couts de maintenance, connection avec les autres applications (One Note, One Drive, Teams,…).

Visio Online outil de dessin profesionnel (organigramme, …).

Whiteboard tableau blanc partagé et collaboratif, modèle de tableau : brainstorming, meeting, rétrospective, …

Delve gestion du profil de l’utilisateur (photo, compétences, informations), recherche et découverte de documents, regroupement des documents par tableau.

Yammer réseau social d’entreprise, diffusion de message dans des groupes ou à toute l’entreprise, collaboration non hiérarchique, recueil d’idées.

To Do gestion des tâches personnelles, création simple de différents listes (liés à des tâches Outlook, les flag), affiche les tâches assignées de Planner, partage d’une liste de tâches.
 

Key Job vous aide

De l’apprentissage des nouvelles fonctionnalités d’Office 2016 – 2019 – 365 Pro Plus dans Office 365, en version Online, en passant par l’outil Teams que nous venons de voir, d’une utilisation classique aux réunions participatives et collaboratives, jusqu’à la mise en place de votre SharePoint, Key Job et ses formatrices, formateurs, développeurs techniques et son équipe soft skills pourront vous apporter des solutions.