Outlook 2013, 2016, 2019, Microsoft 365 Apps for Enterprise Avancé

Objectifs

Gérer de manière efficace l'arrivée des messages dans votre boîte de réception. Utiliser les fonctions avancées d'Outlook pour améliorer l'organisation de votre travail.

Prérequis

Utiliser les fonctions de base d'Outlook (envoi et réception des messages, gestion d'une liste de contacts, introduire des données dans le calendrier).

Contenu

Modifier les affichages

• Personnaliser l'affichage de son environnement pour le rendre plus efficace
• Comment créer et utiliser un affichage dans vos dossiers
• L’affichage par conversation
• Le people’s pane (affichage des personnes)

Créer et gérer les catégories

• Utiliser les catégories dans tous les éléments d’Outlook
• Regrouper votre affichage par catégories

Calendrier

• Que devez-vous planifier dans votre calendrier
• L’affichage des disponibilités (Schedule View)
• Créer un calendrier supplémentaire
• Partager votre calendrier
• Envoyer par email son calendrier

Réunions

• Créer une réunion
• Ajouter/supprimer des participants/des ressources à une réunion
• Répondre à l’invitation d'une réunion
• Répondre à une réunion en proposant un nouvel horaire
• Afficher le suivi d'une réunion
• Annuler une réunion

Groupes de calendrier

• Qu’est-ce qu’un groupe de calendrier ?
• Créer un groupe de calendrier
• Supprimer un groupe de calendrier
• Organiser une réunion en invitant un groupe de calendrier

Tâches

• Que devez-vous noter dans votre liste des tâches
• Affecter une tâche à une ou plusieurs personnes
• Suivre l’avancement d’une tâche
• Définir les options de suivi d’une tâche
• Répondre à une demande de tâche
• Transformer un message ou un rendez-vous en tâche

Comment gérer efficacement les mails sortants et entrants

• Créer des règles automatiques pour la gestion des mails entrants ou sortants
• Créer des actions rapides pour automatiser les tâches courantes
• Créer des building blocks ou Quick Parts (textes réutilisables)
• Définir les options d’envoi d’un message
• La gestion des e-mails non désirables
• Choisir comment être prévenu de l’arrivée de nouveaux messages
• Configurer le format des messages de réponse /de transfert
• Appliquer une mise en forme conditionnelle aux messages
• Créer un modèle (message type)

Rechercher un élément Outlook

• Combiner plusieurs critères de recherche
• La recherche avancée
• Créer un dossier de recherche

Contacts

• Modifier la carte de visite électronique associée à un contact

L'archivage

• Créer un dossier d’archives
• Gérer un dossier d’archives
• Gérer l'archivage automatique des messages

Le partage ou la délégation

• Partager un dossier d'Outlook
• Gérer les permissions
• Déléguer l'accès à sa boîte aux lettres ou au calendrier (On Behalf Of)

L'intégration avec Office

• Export - Import des contacts vers d'autres logiciels
• Envoyer un mail depuis Word - Excel – PowerPoint