Outlook - Trucs et Astuces pour une meilleure Productivité

Objectifs

Personnaliser l’affichage, automatiser les tâches répétitives, créer des mails types pour améliorer votre productivité. Apprenez des astuces utiles pour éviter d'être submergé par les emails reçus.

Prérequis

Connaître l’environnement Windows. Connaissance des fonctions de base d’Outlook.

Contenu

Options d'envoi du message

• Différer l’envoi d’un message pour faciliter votre gestion du temps
• Définir une autre adresse mail pour la réponse à votre message (p.ex. la mailbox fonctionnelle, celle d'un collègue ou manager)
• Faciliter le travail de groupe et la prise de décision en utilisant les boutons de vote
• Planifier rapidement une réunion basée sur un email

Automatisation et cohérence des messages envoyés

• Créer des Quick Parts (blocs de texte réutilisables)
• Automatiser les tâches répétitives grâce aux Quick Steps
• Créer un modèle (template) Outlook pour les messages redondants

Augmenter l'efficacité en personnalisant l'affichage

• Désactiver la notification pour ne plus subir l’arrivée d’un message
• Supprimer automatiquement les accusés de lecture individuels
• Appliquer une mise en forme conditionnelle pour les messages ou rendez-vous les plus importants
• Créer un affichage personnalisé pour accéder rapidement à vos éléments Outlook importants
• Astuces pour vous concentrer sur les messages qui vous sont directement envoyés
• Personnaliser les niveaux de priorité par l’ajout d’un champ

Bonnes pratiques

• La méthode des 4 D pour une meilleure organisation