Outlook - Gestion du Calendrier et des Tâches

Objectifs

Gérer un ou plusieurs agendas. Envoyer des demandes de réunion ? Imprimer le contenu du calendrier et changer la mise en page. Gestion des tâches d’Outlook.

Prérequis

Connaître l’environnement Windows.

Contenu

Calendrier

• Que devez-vous planifier dans votre calendrier ?
• Les nouveaux affichages du Calendrier
• Créer un rendez-vous ou un évènement d’une journée entière
• Créer des rendez-vous ou évènements récurrents
• Envoyer une demande de réunion (meeting request)
• Mettre à jour une demande de réunion
• Ajouter ou supprimer des invités à une demande de réunion déjà envoyée
• Suivre les réponses d’une demande de réunion
• Convertir un rendez-vous en réunion

Gérer plusieurs agendas

• Créer un calendrier de groupe
• Envoyer une demande de réunion au groupe
• Renommer ou supprimer un calendrier de groupe

Partage du calendrier

• Le partage du calendrier et la gestion des permissions d’accès
• Ouvrir un calendrier partagé
• Envoyer son calendrier par email pour les destinataires externes à votre organisation

Imprimer le calendrier

• Définir le style d'impression (quotidien, hebdomadaire, mensuel)
• Inclure une zone de notes manuscrites dans le calendrier imprimé
• Définir la mise en page pour l'impression
• Définir l'étendue de dates à imprimer

Options du calendrier

• Définir vos heures et jours de travail
• Afficher le numéro de semaine
• Modifier le rappel par défaut
• Ajouter un deuxième fuseau horaire
• Ajouter les jours fériés
• Paramétrer l’affichage de la météo dans le calendrier

Les tâches

• Que devez-vous planifier dans votre liste des tâches ?
• Créer une tâche
• Déléguer une tâche et suivre son avancement
• Comment terminer votre journée avec la liste des tâches à jour, ou sinon, comment les reprogrammer ?
• Afficher la liste des tâches quotidiennes sous le calendrier

Gestion de projets efficace grâce aux catégories

• Appliquer un format conditionnel pour mieux gérer le calendrier
• Utiliser les catégories pour regrouper les éléments du calendrier et des tâches