Digitalisation et adoption de la transition numérique

On appelle aujourd’hui « transition numérique » l’adaptation au développement rapide et constant de nouvelles technologies de l’information. Toutes ces technologies ont pour but d’améliorer les performances et la productivité de l’entreprise, et donc d’en faire un levier de croissance essentiel.

Adaptation à l’état sanitaire actuel

Compte tenu de la pandémie mondiale qui touche aujourd’hui très fortement plus de 3 milliards d’individus partout dans le monde, ces nouveaux outils ont aussi un fort impact dans le monde de l’entreprise et la manière dont les sociétés s’adaptent à ces nouvelles contraintes et conditions de travail. Nous réalisons tous qu’il n’y aura pas de retour possible dans la plupart des sociétés de services, et que le travail à distance aura un impact réel et pérenne sur les activités des entreprises de très nombreux secteurs.

Mais pour faire face à ces enjeux en tenant compte des évolutions récentes et réussir au mieux sa transition, il est primordial de comprendre son environnement numérique. Savoir quels sont les outils à disposition, et surtout, quels seront ceux qui répondront le mieux aux besoins de la société est essentiel.

Dans ce contexte d’incertitudes et de mutations rapides, beaucoup s’interrogent aussi sur la sécurité.

La sécurité des collaborateurs en temps de crise sanitaire bien sûr, mais aussi la sécurité des données et des informations liées aux sociétés sont devenues un sujet majeur de considération en milieu professionnel au sein des sociétés entamant un virage de transition numérique.

Réussir l’adoption de nouveaux outils

Cette étape de transition n’est jamais quelque chose qui va de soi. Un des principaux problèmes rencontrés lors de l’adoption de nouveaux outils (et en l’occurrence aussi visible concernant les nouveaux outils de travail numériques) est la réticence des salariés à mettre en œuvre de nouvelles manières de travailler, produire, organiser… et cette réticence est visible même lorsque les outils proposés aux salariés les aident à être plus productifs, plus flexibles, voir même moins surchargés ; et davantage en sécurité, comme lors de cette récente pandémie, en restant chez eux.

Afin de ne pas rater un enjeu crucial, voici quelques éléments de réponse.

Les étapes de l’adoption de nouveaux outils de travail

Un premier pas est de commencer par recueillir de manière fidèle les besoins de l’ensemble des collaborateurs. L’établissement de quelques scénarios de pratiques à mettre en œuvre lors de la transition facilitera la mise en œuvre des outils le moment venu.

Comme il est certainement impossible d’amener tout le monde à prendre en main de nouveaux outils de travail en un jour, l’établissement d’un plan d’adoption est une étape essentielle. Ce plan permettra de définir les grandes étapes de cette transition au sein de l’entreprise, et de définir quels salariés seront amenés à prendre part à quelle étape. 

Pour ce faire, une bonne pratique est de commencer le déploiement de nouveaux outils au sein d’un petit groupe de salariés. Ce groupe de « champions » de l’adoption donnera l’exemple et poussera dans le sens d’une meilleure collaboration et utilisation des outils, l’ensemble de la société. 

Et il est naturel de retrouver des utilisateurs dont le niveau de compétence face aux nouveaux outils numériques sont très variables. On estime que seulement une personne sur 10 peut être considérée comme ayant une bonne dextérité numérique, étant donc à même de rapidement s’adapter à un nouvel environnement et à de nouvelles contraintes. Il est donc primordial d’accorder une part importante des efforts consacrés à cette adoption de nouveaux outils numériques à la formation des collaborateurs.

Et enfin, il faut aussi suivre de près les progrès de cette adoption, et tenir compte pas à pas, des retours d’expérience de l’ensemble des collaborateurs. 

Un nouvel environnement de travail

Pour accompagner ce changement global, le logiciel Microsoft Teams est un allié précieux, actuellement adopté par environ 50% des utilisateurs. La majorité des sociétés sont à la recherche d’un outil fiable, facilitant le travail à distance et ses besoins, notamment le besoin de collaboration avec partage d’informations et documents, le besoin de communication directe (via des tchats p.ex.) et enfin les besoins d’échanges par vidéo ou téléphoniques (la vidéoconférence a connu une augmentation astronomique depuis Mars 2020). Il se trouve que Microsoft Teams regroupe l’ensemble de ses fonctionnalités et bien plus encore.

Voici un tableau permettant un comparatif entre les pratiques pré-révolution numérique et celles pouvant être envisagées via Microsoft Teams.

Tout ceci s’accompagne en plus de dizaines d’applications externes qu’il est possible d’intégrer dans l’environnement Teams afin de faciliter le travail, la collaboration et de couvrir au mieux l’ensemble des besoins de la société. On trouvera par exemple un outil de stockage Cloud (OneDrive) donnant à chaque utilisateur jusqu’à 1T d’espace de stockage ! 

MS Teams est un précieux allié, permettant de regrouper au maximum ce dont vous avez besoin, surtout si l’on tient compte du contexte actuel qui marque d’une empreinte quasi indélébile l’avenir d’une société en perpétuel changement. Et pour accompagner votre changement et vous aider à aller plus loin, plus vite, de manière plus sûre et confiante, Keyjob vous accompagne avec ses nombreuses formations. N’oublions pas que, selon les études, le principal frein à l’adoption de nouveaux outils de travail est le manque de formation.