La co-édition de documents

En utilisant OneDrive, SharePoint ou Teams, plusieurs personnes peuvent travailler ensemble, facilement et de manière efficace, sur un document Word, une feuille de calcul Excel ou une présentation PowerPoint. Qui n’a jamais travaillé sur une version d’un document qui s’avérait finalement être obsolète … ?

La co-édition désigne la simultanéité du travail des différents utilisateurs.

De quoi ai-je besoin pour co-éditer un document ?

La co-édition est disponible pour les documents stockés dans OneDrive, SharePoint ou Teams.

Pour co-éditer avec d’autres personnes, vous avez besoin des éléments suivants :    

• Une zone de stockage partagé : OneDrive, SharePoint et Teams sont des zones de stockage partagées qui activent la co-édition.

• Définir les autorisations de modification des co-éditeurs : Tous les co-éditeurs doivent être autorisés à accéder aux documents et à les modifier.

• Une ou des applications prenant en charge la co-édition : Word, PowerPoint et Excel sur tous les appareils et les versions plus récentes d’Office prennent en charge la co-édition.

• Un ou des documents adaptés à la co-édition : La co-édition n’est prise en charge que sur les formats de fichier modernes, notamment : .docx (Word), .pptx (PowerPoint), et .xlsx (Excel).

Zone de stockage et autorisations

Dans Sharepoint ou Teams, les documents déposés dans une librairie de documents (Sharepoint) ou l’onglet « Fichiers » d’un canal d’équipe (Teams) sont automatiquement partagés avec les autres personnes ayant accès à la bibliothèque de document, ou avec les autres membres de l’équipe (qu’ils soient Propriétaires, membres ou invités de l’équipe).

En revanche, dans le cas d’un fichier ­stocké sur OneDrive, il faudra au préalable le partager, et donc :

• définir si le fichier est en lecture seule ou si vous autorisez les modifications ;

• définir le partage à d’autres utilisateurs

• internes comme externes ;

• définir une date d’expiration

• pour le partage ;

• bloquer le téléchargement ;

• appliquer un mot de passe …

La co-édition

Si toutes les conditions sont respectées, la co-édition est activée sur les documents concernés, et donc, ceux-ci sont automatiquement sauvegardés en cas de modification, et surtout, plusieurs utilisateurs peuvent travailler simultanément sur le document ! (voir encadré).

Le propriétaire du document (dans le cas de OneDrive) ou tous les membres (dans le cas de Sharepoint ou Teams) conservent l’historique des modifications réalisées que cela soit en mode co-édition ou non.

Cette fonction est disponible exclusivement sur Word, Excel, PowerPoint.

Limite de co-auteurs :

Le nombre maximal recommandé d’éditeurs simultanés est de 10, même si la limite officielle est de 99. Plus de 10 co-éditeurs conduiront à une expérience utilisateur progressivement dégradée avec plus de conflits, et les utilisateurs devront peut-être passer par plus d’itérations pour télécharger avec succès leurs modifications sur le serveur.