Power Automate – automatiser des tâches répétitives

Microsoft Power Automate (anciennement connu sous le nom de «Flow») est un service basé sur le Cloud qui permet aux utilisateurs d’automatiser facilement les tâches répétitives.

Pour nous aider, Microsoft propose aussi des dizaines de modèles de flux, qu’il faut alors adapter à son propre cas/environnement. En voici quelques-uns:

Avec cet outil, vous pouvez créer des flux de travail automatisés qui sont déclenchés en fonction d’un événement, d’un calendrier ou manuellement.

Des tâches routinières et répétitives ainsi que des processus de différents programmes/services peuvent ainsi être automatisés, par exemple :

• Automatiser les processus d’entreprise ;

• Envoyer des rappels automatiques sur les tâches en retard ;

• Déplacer des données métier entre des systèmes selon un calendrier ;

• Se connecter à plus de 500 sources de données ou à toute API accessible au public ;

• Vous pouvez même automatiser des tâches sur votre ordinateur local comme le calcul de données dans Excel.

Pour qui ?

Microsoft Power Automate est un outil adapté pour les organisations qui souhaitent optimiser leurs workflows, en privilégiant une méthode de travail plus efficace pour les processus d’entreprise et une réduction des coûts opérationnels, ainsi qu’un gain de temps significatif.

Quelles compétences pour l’utiliser/créer ses Workflows ?

N’importe qui, d’un utilisateur professionnel de base à un professionnel de l’informatique, peut créer des processus automatisés en utilisant la plateforme Power Automate sans code/low-code.

Quelles données pour alimenter ses Workflows ?

Grâce à plus de 370 connecteurs, vous pouvez lier vos Workflows (et vos Power Apps aussi…) à diverses sources de données, telles que OneDrive, SharePoint, Outlook, Google Calendar, Excel, etc…

Flux de Cloud

Certainement les plus utilisés, principalement lorsque vous souhaitez que votre automatisation soit déclenchée automatiquement, via une planification ou instantanément.

Flux automatisés : Créez une automatisation déclenchée par un événement, tel que l’arrivée d’un e-mail d’une personne spécifique ou une mention de votre entreprise dans les médias sociaux.

Flux planifiés : Planifiez une automatisation telle que le chargement quotidien des données vers SharePoint ou une base de données.

Flux instantanés : Démarrez une automatisation en un clic. Vous pouvez automatiser les tâches répétitives à partir de vos appareils de bureau ou mobiles.

Par exemple, envoyez instantanément un rappel à l’équipe en appuyant sur un bouton depuis votre appareil mobile. Notez qu’en parallèle des flux de Cloud, il existe des flux de bureau et des flux des processus d’entreprise.

Fonctionnement

D'abord il faut définir un déclencheur : un événement qui lance un flux cloud; par exemple, si vous souhaitez recevoir une notification dans Microsoft Teams lorsque quelqu’un vous envoie un e-mail; dans ce cas, la réception de l’e-mail est le déclencheur qui démarre ce flux. Il faut ensuite ajouter la/les action(s) à mettre en œuvre (envoyer une notification dans Microsoft Teams si nous reprenons le même exemple), ainsi que les différentes options de ces actions.

A quoi cela ressemble-t-il ?

Un déclencheur constitue la première étape, et il exécute une séquence d’actions, qui peuvent s’effectuer en parallèle…